פרויקט שיפור שירות ותהליכים באגף הרכש

פרויקט שיפור שירות ותהליכים באגף הרכש

רקע והאתגר של הפרויקט

הרכש פועל בשלושה ענפים: רכש טכנולוגי, רכש כללי, ורכש בינוי.

מנהלי אגף הרכש בארגון העלו בפני תפן מספר בעיות שברצונם שנבחן:

  • סרבול בירוקרטי סביב וועדות הרכש אשר מעקב אישור עסקאות באופן יעיל ואפקטיבי
  • העדר סמכויות רכש עצמאיות בחטיבות השונות עבור עסקאות קטנות
  • העדר תהליך ניהול ספקים מובנה המפיק ערך מוסף לאגף הרכש
  • חוסר תכנון של תהליכי עבודה סדורים לפי תעדוף עסקאות ומשאבים

מה בוצע בפרויקט?

תהליך אבחון מצב קיים וגיבוש המלצות כלל את הפעולות הבאות:

  • ראיונות עם גורמים רלוונטיים בחברה
  • ניתוח מבנה תפעולי, תחומי אחריות וסמכות של הגורמים השונים
  • ניתוח תהליכים מרכזיים, ממשקים וזרימת דרישות והזמנות: מדרג סמכויות רכש, בקרת הרכש, דרישה והזמנה, חתימה וניהול הסכמי מסגרת, מכרזים וניהול
  • ניתוח אפקטיביות מסלולי הרכש השונים בהיבט של ריבוי חתימות, זמני המתנה וכדומה
  • בחינת וועדות הרכש: סוגי הוועדות, מדרג אישורים, הרכבי הוועדות ונחיצותן
  • מיפוי מדדי רכש קיימים ואופן חישובם
  • מיפוי שגרות ניהול קיימות
  • ניתוחי SLA לכלל תהליכי הרכש הקיימים
  • ניתוחי פארטו למסלולולי הרכש ו-ועדות הרכש תוך בחינה של כמות עסקאות אל מול היקפן הכספי
  • בנצ'מרק של ארגונים מקבילים
  • ניתוח בעלי הסמכויות בוועדות הרכש והתאמתם לבחינת העסקאות בוועדות השונות
  • ניתוח פארטו לפי כמות ספקים, כמות העסקאות שבוצעו מולם והיקפן הכספי של העסקאות
  • ניתוח ובניה של מודל סגמנטצית ספקים
  • ניתוח שגרות ניהול ותהליכי עבודה פנים ארגוניים לפי פעולות VA ו-NVA
  • ניתוח ממשקי עבודה מול היחידות המקצועיות
  • בחינה של מערכות המידע באגף תוך ניתוח ממשקי העבודה מולן
  • ניתוח ותק עובדי אגף הרכש וניסיום בתחום אל מול ארגונים מקבילים

תהליך מיפוי תהליך קיים

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

  • העלאת סף הרכש העצמאי בחלוקה למחלקות המקצועיות – אבדן בקרה על 1.5% מכספי הרכש תוך צמצום 50% מכמות העסקאות שמועלות לאגף
  • העלאת הסף הכספי שבגינו מועלת עסקה לוועדה – אבדן בקרה על 6% מכספי הרכש תוך צמצום 40% מכמות העסקאות שמועלות לאגף

תועלות צפויות:

  1. צמצום cycle time  לעסקאות
  2. פישוט תהליך - הקטנת מספר ידיים הנוגעות בעסקה
  3. פינוי זמן לגורמי הרכש לעיסוק בעסקאות ליבה – פחות עסקאות יצריכו הכנה
  • המלצה לשינוי נציגי הועדות

תועלות צפויות:

  1. נציגות גורמים מהיחידות המקצועיות לפי רלוונטיות לעסקאות הנידונות יאפשרו דיון מקצועי וממוקד
  2. גמישות בחברי הוועדה תאפשר צמצום דחיות ועיכובים

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן

Zeev Aharonson

Partner at Tefen Israel

Operational Excellence, Lean Six Sigma, Production Optimization, Supply Chain and Purchasing,  R&D DFX NPI and Project Management Expert. Six Sigma Black Belt and PMP certified

דברו עם Zeev Aharonson

מלאו את הטופס מטה כדי לקבל הצעה מהירה

בואו נעבוד יחד

shijiebei 365bet manbetx 188bet xinshui caipiao 95zz tongbaoyule beplay 88bifa 18luck betway bwin hg0088 aomenjinshayulecheng ca88 shenbotaiyangcheng vwin w88 weide