7 טעויות נפוצות ב- outsourcing (ו-24 דרכים למנוע אותן)

7 טעויות נפוצות ב- outsourcing (ו-24 דרכים למנוע אותן)

התקשרויות במודל מיקור חוץ הן לרוב התקשרויות ארוכות טווח, בהן חלק מהפעילות של העסק מנוהלת על ידי גורם חיצוני, שהאינטרסים שלו לא בהכרח תואמים את האינטרסים של הארגון. על מנת שהתקשרויות כאלה יצליחו לאורך זמן, המודל חייב להיות כזה שמשרת את האינטרסים של שני הצדדים, מחלק את הסיכונים בין הצדדים ומאפשר גמישות מסויימת לביצוע שינויים במעלה הדרך. 
ריכזנו עבורכם 7 טעויות נפוצות שמכשילות מהלכי מיקור חוץ, ו- 24 המלצות שיעלו את סיכוי הצלחת מודל ההתקשרות לאורך זמן.

1#: חוסר בהכשרות פנימיות

טעות: תהליך יציאה ל- Outsourcing מייצר התנגדויות פנימיות של מנהלים בחברה, בעיקר מכיוון שחלק מהמנהלים חווים אובדן שליטה ואיום על תפקידם בחברה.
דרכי מניעה: (1) צור מערך הדרכה פנימי שכולל הסבר מפורט על הסיבה ליציאה ל- Outsourcing, המטרות שבמהלך ותפקיד ההנהלה בהצלחת התהליך. הגדר אחריות למנהלים בתהליך. (2) ייצר דיאלוג פתוח על חששות מהמהלך ונסה לייצר על ידי כך הירתמות של הגורמים. (3) בצע התאמות למנגנוני התגמול הקיימים, שעולים בקנה אחד עם מטרות ה- Outsourcing. (4) אתר גורמים בארגון שהסיכוי לרתום אותם נמוך והשאר אותם מחוץ לתהליך.

 2#: ניגוד אינטרסים

טעות: לארגון שיוצא ל- Outsourcing יש מטרות ויעדים אותם הוא שואף להשיג בתהליך. לספקי השירותים המתחרים ב- RFP יש מטרות ואינטרסים משלהם. ברוב המקרים, מתקיים קונפליקט אינטרסים בין השניים – ארגונים רוצים לקצץ בהוצאות התפעול וספק ה- Outsourcing רוצה למקסם רווח.
דרכי מניעה: (5) בנה תמחיר מבוסס על רמת איכות השירותים, באמצעות ציון SLA תקופתי. (6) בנה מגנון האפשר לספק להינות מרווחים שנוצרים מהורדת עלויות התפעול. (7) בצע הערכות שוטפות למטרות ספק השירותים וסייע לו להגשים מטרות אילו.

3#: שותפות בסיכונים פיננסיים

טעות: הסיכון המרכזי עבור ספק השירותים, בעיקר במודל fix price, נובע מהערכות לא מדוייקות של עלויות הביצוע או אירועים בלתי צפויים שמתרחשים לאורך התקופה. ארגונים רבים מעדיפים להשאיר את הסיכון אצל ספק השירותים על ידי עיגון מראש של העלויות, ולא להתחלק בסיכון.
דרכי מניעה: (8) בנה מודל תמחור היברידי שמפזר את הסיכונים הפיננסיים בין הספק לחברה. לדוגמא: במקום מודל fix-price קלאסי, צור מסגרת תקציב מראש והגדר עלויות נמוכות מאוד (הפסדיות לספק) בעת חריגה ממסגרת התקציב. בצורה זו, לספק השירותים יהיה אינטרס לעמוד במסגרת התקציב, וגם לחברה יהיה אינטרס לעמוד במסגרת התקציב.

4#: חוסר יכולת לשנות את מודל ההתקשרות

טעות: ברוב פרויקטי ה- Outsourcing, אופן ההפעלה שונה מאוד מהתהליך שהוגדר במסגרת ה- RFP. הסיבות לכך הן קושי לחזות בצורה מדוייקת את תהליך העבודה בפועל ולכן סט הדרישות אינו מדוייק, ואירועים בלתי צפויים שמתרחשים במהלך זמן ההתקשרות.
דרכי מניעה: (9) בנה חוזה התקשרות אג'ילי שניתן לשינויים על פי התפתחויות עתידיות. (10) בנה נקודות יציאה בחוזה שמאפשרות לשני הצדדים לקיים מו"מ על שינויים. (11) ייצר וועדת היגוי לדון בשינויים הנדרשים הן מצד ספק השירותים והן מצד החברה. (12) מנה "בורר" חיצוני או תהליך ניהולי מתאים לטיפול בקונפליקטים ובקשות שינויים.

5#: התעלמות מחדשנות יצירתית

 טעות: במהלך RFP, מנהלי רכש אוהבים להשוות את הצעות הספקים "תפוחים לתפוחים"- בסיס הצעה לבסיס הצעה על פי פורמט מוגדר מראש. התוצאה היא חוסר יכולת להעריך הצעות חדשנות ויצירתיות של הספקים ולתעדף הצעות גם על פיהם.
דרכי מניעה: (13) השאר את ה- RFP  פתוח ככל שניתן ואפשר פתח להצעות חדשניות. (14) הבהר את מטרותיך, הסיכונים והאילוצים לספקים המשתתפים במכרז על מנת שיוכלו להציע דרכים יצירתיות לספק שירותים הנותנים מענה לצרכים. (15) הזמן לתהליך מנהלים מתוך החברה אשר פתוחים לקבל הצעות ייעול ומודלים חדשים.

6#: הגדרת מטרות לא מדוייקת / מנגנון SLA  שאינו מוגדר היטב 

טעות: ארגונים רבים בונים מנגנון SLA  סטאטי עם הגדרות מדוייקות מראש (יש למסור את מסמך X בתוך Y ימים, ומנגנון קנסות לאיחורים), או מטרות סטאטיות כגון הגדרת זמן מקסימלי לטיפול בפניית שירות. למעשה, הגדרות סטאטיות של מנגנון ה- SLA  מביאות את הספק לעמוד בדרישות המינימום של החוזה, ואיכות השירותים אינה משתפרת לאורך זמן.
דרכי מניעה: (16) הגדר מנגנון SLA  דינמי עם מטרות רלבנטיות, המבוסס על תהליך שיפור מתמיד. (17) בצע תהליך הערכה שנתי של הספק ומדוד עמידה במנגנון ה- SLA. (18) ייצר KPI שיתמכו במטרות אותן הארגון מעוניין להשיג (ציון רמת שביעות רצון לקוחות, זמן ממוצע לטיפול בפניית שירות וכו'). (19) בנה ציון שנתי לביצועי הספק וצור מודל תגמול שיעודד אותו לבצע שיפור מתמיד בשירותים.

7#: היעדר אסטרטגיית סיום התקשרות

 טעות: לכל חוזה יש תאריך תפוגה. לרובם יש מנגנון הארכה, אך רק במעטים יש הגדרת תהליך סיום התקשרות. נושאים שצריך להתייחס אליהם כבר ביציאה לדרך היא אחריות על התוצרים בתהליך המעבר בין ספקי שירות, אופן הטיפול במשימות שוטפות (האם להגדיר תאריך סיום ותשלום יחסי או סיום משימות שנמצאות בתהליך), אחריות על הכשרות והעברת מקל לספק המחליף.
דרכי מניעה: (20) תן את הדעת והשקע זמן ומחשבה באסטרטגיית היציאה. עגן אותה בהסכם. (21) השאר אפשרות לגייס אנשי מפתח של ספק השירותים במידת הצורך. (22) בנה מנגנון תגמול לתקופת המעבר על מנת לא לפגוע ברמת השירות. (23) וודא שהספק בונה מערכת ניהול מידע, ומנהל תהליך שימור ידע שנשאר בארגון גם לאחר סיום החוזה. (24) הגדר מראש תהליך הכשרה באחריות הספק.

בואו נעבוד יחד

shijiebei 365bet manbetx 188bet xinshui caipiao 95zz tongbaoyule beplay 88bifa 18luck betway bwin hg0088 aomenjinshayulecheng ca88 shenbotaiyangcheng vwin w88 weide